미래에셋생명이 한국후지제록스를 통해 '통합인쇄문서관리센터(Total Document Center, TDC)'를 구축하고 운영을 시작했다고 18일 밝혔다.
 
미래에셋생명 통합인쇄문서관리센터(TDC)는 사내에서 제작되는 마케팅 홍보물, 제안서 및 교육자료 등 다양한 인쇄물의 생성부터 보관, 폐기까지 모든 문서 관련 업무 프로세스를 통합 관리하는 공간이다.
 
한국후지제록스는 이번 프로젝트를 위해 지난 6개월간 미래에셋생명의 문서 환경 및 업무 프로세스에 대한 분석과 컨설팅을 진행했다.
 

▲ 한국후지제록스가 서울 영등포구 국제금융로에 위치한 미래에셋생명에 ‘통합인쇄문서관리센터(Total Document Center, TDC)’를 구축하고 운영을 시작했다. (사진=한국후지제록스)

해당 결과를 바탕으로 구축된 통합인쇄문서관리센터는 미래에셋생명의 스마트 워크 프로세스 수립, 핵심업무 집중을 위한 환경 제공, 문서 및 개인정보 보안 강화를 실현하며 전사적 문서 관련 비용 절감뿐만 아니라 직원들의 업무 생산성과 효율성까지 향상시킬 것으로 회사는 보고 있다.
 
미래에셋생명은 통합인쇄문서관리센터 구축을 통해 기존에 각 부서별로 실시하던 인쇄물 제작, 관리 업무를 일원화했다. 또 웹 주문 시스템을 개선해 직원들이 언제든지 편리하게 문서 제작을 요청할 수 있게 했다.
 
특히 웹 주문 페이지에서 인쇄물별 주문 이력, 주문량, 폐기량 등 과거 데이터를 확인 가능케 해 과다 주문을 예방하고 낭비를 줄였다. 더불어 문서고 시스템을 개선, 센터 문서 이관 담당자를 투입해 문서 저장 시스템을 통합 관리한다.
 
미래에셋생명은 새롭게 도입된 문서고 관리 시스템을 활용하면 문서의 입·출고 히스토리 및 문서 보존 연한 등을 파악할 수 있어 문서 추적이 간편해지고 동시에 문서 보안까지 강화할 수 있다고 설명했다. 이를 통해 미래에셋생명은 연간 인쇄 문서관리 관련 총비용(Total Cost of Ownership)을 약 19.8% 절감할 것으로 예상하고 있다.
 
통합인쇄문서관리센터에는 인쇄 전문가, 편집 디자이너 등 총 5명의 전문가가 상주한다. 이들은 제안서, 초청장, 보험 약관, 상품 안내서 등 모든 인쇄물 관련 상담 및 제작, 발주, 재고 관리 등의 서비스를 제공한다.
 
과거에는 사내 중요 인력들이 업무 시간에 직접 인쇄물을 만들기 위해 제본 작업을 하는 등 불필요한 업무에 시간을 뺏기는 일이 자주 발생했다.
 
하지만 ‘디자인 헬프데스크’ 운영 및 내부 전문가 투입을 통해 비핵심 업무를 줄이고 디자인, 교정, 승인 업무 등 직원들의 요구에 즉각적으로 대응할 수 있도록 워크플로우를 개선했다.
 
이에 따라 연간 약 77% 내부 인력 투입 시간 제거 효과 및 약 81% 상당의 투입 비용 절감 효과를 기대하고 있다.
 
미래에셋생명은 문서 스캔 아웃소싱 서비스를 적용해 문서 보안을 한층 강화할 예정이다. 통합인쇄문서관리센터는 한국후지제록스의 담당 직원이 스캔 업무를 포함해 고객 개인 정보가 담긴 자료 및 사내 기밀자료 등을 통합적으로 관리해 정보 유출을 차단한다.
 
한국후지제록스는 중요한 서류들의 문서 보안을 위해 스캔된 인쇄물은 분류 과정을 거쳐 바로 서류 스캔 시스템에 업로드할 수 있도록 프로세스를 개선했다. 이를 통해 보안이 필요한 실물 문서가 사내에 유통되지 않도록 했다.
 
미래에셋생명 관계자는 "통합인쇄문서관리센터는 미래에셋생명 직원들의 업무 생산성과 효율성을 향상시키기 위한 혁신의 출발점이다"며 "이를 통해 최근 주요 화두인 워크 다이어트(Work Diet)를 실현하고 모든 임직원들이 핵심업무에 집중할 수 있는 근무 환경을 조성할 수 있을 것으로 기대한다"고 전했다.